Незважаючи на складні погодні умови, 08 грудня 2016 р., під егідою Академії нотаріату України, відбувся семінар-тренінг: «Психологія архівної діяльності в нотаріальній практиці», організатором котрого є член Академії нотаріату України, Голова Житомирського обласного регіонального осередку Академії, наша шанована колежанка – Котик О.В.
Голова житомирського обласного регіонального осередку Академії нотаріату України честь має повідомити, що відбулися традиційні грудневі Академічні слухання з питань психології нотаріату. Розглядалися проблемні питання архівної діяльності нотаріуса та шляхи їх вирішення. Висновки та пропозиції викладаються для ознайомлення.
1. Сьогодення зробило з нотаріусів фахівців архівної справи, які навчаються їй самостійно за власний рахунок на робочому місці та формують свідомість архіваріуса в процесі обробки накопиченої інформації. Має місце необхідність введення навчального курсу з архівної справи для студентів юридичних вузів.
2. Порядок обліку та використання інформації в нотаріальній практиці, зберігання нотаріального архіву закріплений у декількох підзаконних нормативних актах. Правила ведення нотаріального діловодства потребують негайного втручання Міністерства юстиції України з метою приведення їх до відповідності норм діючого законодавства. Так, наприклад, Правила до сих пір посилаються на Примірну інструкцію з діловодства, яка втратила чинність 30.11.2011 року у зв’язку із затвердженням Типової інструкції з діловодства. Номенклатура справ як приватного так і державної нотаріальної контори потребує удосконалення та зменшення кількості справ.
3. В діючому законодавстві виокремлюються напрямки нотаріального діловодства, які потребують законодавчого оновлення у зв’язку із запровадженням електронної реєстрації та зберіганням інформації, виробленої під час вчинення нотаріальних дій:
- Діловодство по відношенню до організаційно-розпорядчих документів.
- Діловодство по відношенню до ведення поштової кореспонденції.
- Діловодство по відношенню до ведення паперових реєстраційних книг, журналів, реєстрів.
- Діловодство, по відношенню до спеціальних бланків нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій (питання постачання-отримання, витрачання, зберігання, організація обігу).
- Діловодство по відношенню до формування справ (нарядів).
- Діловодство по відношенню до формування спадкових справ.
- Електронне діловодство – внесення, обробка, фіксація інформації в електронних реєстрах системи Міністерства Юстиції України та ведення паперового архіву на підтвердження проведених електронних реєстраційних дій.
- Тимчасове зберігання документів у державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса; підготовка справ та реєстраційних книг для передавання до державного нотаріального архіву; знищення та перенесення до державного нотаріального архіву області в разі припинення діяльності приватним нотаріусом.
4. Правила роботи архівних установ України встановлюють та застосовують критерії та характеристики віднесення нотаріуса (державної нотаріальної контори) до джерел формування НАФ – фондоутворювача, а також містять законодавчі норми організації роботи архіву під час надзвичайних ситуацій. Регламентація дій нотаріуса в Правилах ведення нотаріального діловодства щодо збереження архіву під час надзвичайних ситуацій відсутня.
5. Нотаріальна архівна робота є специфічною, оскільки передбачає переробку нотаріусом накопиченої під час професійної діяльності інформації і подібна процесам, які відбуваються в пам’яті людини.
6. Архівна діяльність нотаріуса безпосередньо пов’язана з реєстраційною, а з моменту введення електронної реєстрації, з роботою в Інтернеті – з сучасними АйТі (ІТ) технологіями. Нотаріуси починають формувати свідомість нотаріуса-архіваріуса – фахівця з користування інформації в електронному варіанті за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки.
7. Інформаційна епоха, в яку увійшло людство наприкінці минулого сторіччя, для нотаріату України відобразилося у запровадженні електронних реєстрів. Виникає необхідність у кваліфікованому (не короткочасному) навчанні нотаріусів та їх помічників, консультантів державних нотаріальних контор роботі в реєстрах НАІС, особливо в програмі ЮБІ, яка не має підключення до навчальної версії реєстру. Також програма ЮБІ потребує удосконалення як така, що прописана з великою кількістю технічно складних алгоритмічних дій, термінологія цієї програми не відповідає діючому законодавству.
8. Стає актуальним проблемне питання адекватного довготривалого збереження закладеної до електронних баз інформації, законності її трансформації в разі внесення змін та/або видалення, можливості отримання письмових витягів як доказових засобів у цивільно-процесуальному провадженні.
9. Несанкціоновані входи та рейдерські втручання в електронні реєстри від імені нотаріусів вказують на слабкі місця розробників програм та слабий захист електронних особистих ключів. Нотаріуси законодавчо не захищені від дій шахраїв.
10. Потребується внесення змін:
– до Цивільного кодексу України у зв’язку з роботою Єдиного реєстру довіреностей з метою надання реєстрації довіреностей в цьому реєстрі вищої законодавчої сили;
– у ст.34 Закону України «Про нотаріат» з метою надання процедурі зняттю заборон (ст.74 Закону України «Про нотаріат») статусу нотаріальної дії.
– До розділів ІІ-VII Правил ведення нотаріального діловодства, додатку 32 Правил – Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса. Виношу велику подяку шановним Академікам, заслуженим юристам України, розробникам та тим, хто втілював у життя революційний Закон України «Про нотаріат» 1993 року, що народив приватний нотаріат, – Чернишу В.М, професору, Президенту Академії нотаріату України; Степаненку В.Д., вченому секретарю Академії; Якименко В.О. – Академіку, приватному нотаріусу Київського міського нотаріального округу, члену Ради Нотаріальної Палати України за їх участь у слуханнях та яскравий виступ з денних питань.
Погодні умови (ожеледиця), не дозволили бути присутнім на слуханнях нотаріусам із Острогу, Рівного, Вінниці, Малина, які були змушені повернутися з подорожу до Житомиру.
Сподіваємося на подальші приємні плідні зустрічі на Академічних слуханнях, на здоров’я особисте та усіх наших родичів, на вдачу та процвітання шановної професії нотаріуса.
З глибокою подякою, Олена Котик.
